Como ajudar a proteger-se contra a fraude na faturação e na cobrança
Resumo em 3 notas
Como ajudar a proteger-se contra a fraude na faturação e na cobrança
Manter-se financeiramente seguro no dinâmico mundo das pequenas empresas pode parecer um jogo de xadrez.
Enquanto se concentra no crescimento, na gestão de pessoas e em manter os clientes satisfeitos, há outra ameaça à espreita: a fraude. E não se trata apenas de cibercrime, como a pirataria informática e o roubo de dados. Facturas falsas e esquemas de faturação podem drenar o seu dinheiro suado e prejudicar as suas relações com os fornecedores.
O que é a fraude de faturação?
A fraude na faturação e nas facturas vai desde a faturação fantasma - cobrança de produtos ou serviços inexistentes - até ao preenchimento de facturas com trabalho não realizado ou custos exagerados. Os autores de fraudes podem também duplicar a faturação, cobrando duas vezes pelo mesmo serviço ou até duplicando facturas.
Podem também fazer-se passar por fornecedores, criando empresas falsas com nomes semelhantes, ou fazer pequenos ajustes nas facturas reais, como mudar um dígito nas contas bancárias ou nos números de telefone, ou alterar os nomes de domínio dos sítios Web para desviar os pagamentos.
Os autores de fraudes dependem da sua confiança e as empresas ocupadas - especialmente as PME - podem não ter tempo, recursos ou pessoal para efetuar verificações minuciosas.
E não subestime a ameaça. O Inquérito sobre Fraude e Controlo AFP Payments 2023 revelou que 65% das empresas sofreram tentativas ou incidentes reais de fraude de faturação em 2022. As PME têm também 2x mais probabilidades de serem visadas.
Não se trata apenas do impacto financeiro imediato, tanto para os particulares como para as empresas. A confiança nas empresas legítimas é abalada, fazendo com que todos desconfiem de futuras transações. As acusações de faturação falsa podem também prejudicar seriamente a reputação de uma empresa, afetando as parcerias e as vendas. E as implicações podem ser igualmente graves para si se acusar injustamente outra empresa, com litígios desnecessários e potenciais dores de cabeça legais.
Como detetar atividades fraudulentas
A boa notícia é que existem vários sinais de alerta que podem efetivamente assinalar uma fraude na faturação, tais como
Cobranças inesperadas de produtos ou serviços que não encomendou ou de que não se lembra.
Descrições de faturação vagas ou palavras pouco familiares. As faturas legítimas devem detalhar claramente os serviços ou produtos pelos quais está a ser facturado.
Taxas invulgarmente elevadas. Compare a sua fatura atual com faturas anteriores relativas ao mesmo serviço ou produto. Um aumento súbito no preço pode ser uma tentativa de aumentar o valor da fatura.
Pressão para pagar imediatamente. A maioria dos fornecedores oferece uma janela de pagamento. Tenha cuidado se os fornecedores exercerem pressão para pagar uma fatura imediatamente, especialmente se forem novos.
Informações de contacto limitadas ou inconsistentes podem ser um sinal de uma empresa falsa. Têm um website? O número de telefone está desligado ou vai diretamente para o voicemail? Para mais informações sobre cibersegurança geral, leia Cibersegurança das pequenas empresas: Erros comuns a evitar.
Qual é a forma mais eficaz de prevenir a fraude?
Pense nisso:
Sistemas de monitorização automatizados
Estes analisam constantemente as transações em tempo real, utilizando um reconhecimento inteligente de padrões para detetar qualquer coisa invulgar ou suspeita antes que possa esvaziar a sua conta bancária. Além disso, podem processar muitos dados, pelo que são perfeitos para empresas que estão a crescer rapidamente.
Plataformas de pagamento seguras
Utilizando caraterísticas como a encriptação de ponta a ponta e a autenticação de dois fatores, estes sistemas de pagamento digital acrescentam camadas extra de segurança para além de uma palavra-passe.
Tecnologia de cadeia de blocos
O Blockchain é um sistema seguro que guarda um registo de todas as faturas e pagamentos efectuados para a sua empresa. Cada transação é verificada por uma rede de computadores, tornando-a permanente e visível para todos os envolvidos. Isto garante que os pagamentos são processados de forma rápida e exacta. Como resultado, a cadeia de blocos pode aumentar a segurança, ajudar a reduzir os custos e aumentar a eficiência no processamento de pagamentos.
Sistemas automatizados de processamento de faturas
Estes simplificam todo o processo de gestão de facturas, fazendo corresponder automaticamente as faturas às ordens de compra e recibos de entrega e assinalando quaisquer inconsistências para um tratamento eficiente e preciso.
Para além da tecnologia, outras medidas simples e práticas incluem:
Controlos internos. Implemente um sistema de aprovação com duas pessoas, em que uma pessoa compara a ordem de compra com a fatura e a outra verifica se o fornecedor é genuíno e aprova o pagamento. Para faturas maiores, inclua a aprovação de um membro superior do pessoal. Para um nível extra de controlo e segurança, distribua as tarefas de aprovação por toda a equipa.
Mantenha-se a par das faturas. Não deixe que as faturas se acumulem. Os erros acontecem com a pressa, por isso compare-as regularmente com os pedidos de compra para verificar a sua exatidão. O software de automatização de contas a pagar pode simplificar este processo e detetar discrepâncias de forma mais eficiente.
Faça a sua pesquisa. Examine sempre cuidadosamente os novos fornecedores. Pesquise-os na Internet, verifique as críticas, certifique-se de que o seu website é genuíno e confirme os dados de contacto.
Formar a sua equipa. Instrua os funcionários sobre como identificar possíveis fraudes e sinais de alerta comuns.
Mantenha um registo em papel. Guarde sempre cópias das ordens de compra, faturas, recibos e outros documentos relevantes para obter um rasto documental inestimável em caso de litígio ou investigação.
Efetue auditorias regulares aos seus processos de pagamento para detetar eventuais deficiências e reforçar a segurança.
Mantenha-se informado. Os autores de fraudes adaptam constantemente as suas táticas. Mantenha-se atualizado sobre os mais recentes esquemas de fraude de faturação e faturação, seguindo organizações especializadas como a Association of Certified Fraud Examiners (ACFE), subscrevendo publicações do setor ou participando em webinars relevantes.
Para mais dicas úteis sobre como melhorar a faturação, consulte o nosso Como melhorar a faturação artigo.
A fraude na faturação e nas faturas pode prejudicar seriamente a sua empresa, drenando o seu dinheiro e prejudicando a sua reputação. Ao compreender os riscos e implementar estas medidas preventivas simples, pode salvaguardar os seus resultados e manter a sua empresa a funcionar corretamente.
